Privacybeleid van Scouting Overloon

Scouting Overloon hanteert een privacybeleid aanvullend op het privacybeleid van Scouting Nederland.
Dit beleid is vastgesteld in april 2018 om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Beleid Scouting Nederland
Scouting Nederland verwerkt persoonsgegevens. Dit gebeurt in Scouts Online (1), de landelijke ledenadministratie. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Het privacybeleid van Scouting Nederland beschrijft deze informatie en alle zaken omtrent privacy en persoonsgegevens binnen de vereniging.
Het privacybeleid is te vinden op de website van Scouting Nederland (2).
De eigen informatie is te allen tijde in te zien in SOL. Toegang tot SOL regel je zelf met behulp van je lidmaatschapsnummer. Heb je deze niet? Vraag hem op bij de speltakleider.

Gebruikte formulieren
Binnen Scouting Overloon worden de volgende formulieren gebruikt:

• Inschrijfformulier;
• Gezondheidsformulier;
• Kampformulier;

Inschrijfformulier
Het inschrijfformulier wordt gebruikt voor de inschrijving. Nadat de gevraagde gegevens zijn verwerkt door de secretaris in de ledenadministratie (SOL) wordt het formulier vernietigd.
De verwerkte informatie kan door het lid (of ouder/verzorger) bekeken worden in SOL en kan daar worden aangepast.
Vinden er wijzigingen plaats op de gegevens dan is het de verantwoordelijkheid van de ouder/vertegenwoordiger (of het lid zelf) om de wijzigingen kenbaar te maken aan de secretaris of zelf aan te passen in SOL.
Jaarlijks wordt in januari het formulier beoordeeld op actualiteit.

Gezondheidsformulier
Het gezondheidsformulier wordt gebruikt door de speltak. Dit formulier wordt indien van toepassing bij de inschrijving verstrekt.
Hierin staan alle gegevens die eventueel nodig zijn bij calamiteiten tijdens de opkomst.
Vinden er wijzigingen plaats op de gegevens dan is het de verantwoordelijkheid van de ouder/vertegenwoordiger (of het lid zelf) om de wijzigingen kenbaar te maken aan de teamleider.
Dit formulier wordt bewaard in het Scoutinggebouw in de groepskast. De groepsleiding kan als enige in deze kast.
Jaarlijks wordt in januari het formulier beoordeeld op actualiteit.

Kampformulier
Het kampformulier wordt gebruikt door de speltak. Hierin staan alle gegevens die eventueel nodig zijn bij calamiteiten tijdens een kamp.
Dit formulier is uitgebreider dan het gezondheidsformulier omdat tijdens kampen op minder gangbare uren zorg gedragen wordt door de groepsleiding.
Hiervoor is extra informatie noodzakelijk. Na het kamp worden de kampformulieren vernietigd.
Jaarlijks wordt in januari het formulier beoordeeld op actualiteit.

Digitale gegevensopslag
Binnen SOL worden de gegevens bewaard zoals vermeld op het inschrijfformulier.
De zichtbaarheid en bewerkbaarheid van de gegevens zijn te vinden in het Privacybeleid van Scouting Nederland.
Namen en e-mailadressen van leden kunnen in e-mailverkeer van leiding onderling voorkomen.
Verder wordt door de groepsleiding gebruik gemaakt van het speltak e-mailaccount voor e-mailverkeer en de besloten WhatsApp groep voor mededelingen met ouders en verzorgers.

Uitgeprinte gegevens
De omgang met formulieren is al behandeld.
Ledenlijsten kunnen worden uitgeprint. Deze worden in de groepskast bewaard en worden vernietigd na gebruik.

Notulen en besluiten
Notulen en besluiten worden per e-mail verspreid onder de relevante vrijwilligers. In de toekomst zal gezocht worden naar een cloud-omgeving.

Video’s en foto’s
Op de inschrijfformulieren wordt gevraagd hoe omgegaan mag worden met foto’s en video’s waar het lid opstaat.
Uiteraard worden er nooit belastende foto’s of video’s gemaakt. Zie ook de gedragsode van Scouting Nederland (3)
De vrijwilligers van de vereniging kunnen foto’s en video’s op hun telefoon of laptop hebben staan.
Er wordt gezocht naar een cloud-omgeving om de foto’s met leden te kunnen delen. Dit wordt dan ook de centrale verzamelplaats.

Social Media
Beeldmateriaal van het lid wordt alleen gedeeld met uitdrukkelijke toestemming op het inschrijfformulier via de social mediakanalen van de vereniging.
Ieder ander gebruik zal opnieuw toestemming voor worden gevraagd.

Melding datalekken
Een datalek overkomt de beste. Indien een datalek wordt geconstateerd zal hiervan binnen 72 uur melding worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Indien persoonlijke schade kan optreden worden ook de betrokkenen geďnformeerd.
De melding wordt gedaan door de secretaris van de vereniging. Indien deze niet beschikbaar is wordt iemand anders van het dagelijks bestuur aangewezen.
Bij een datalek kan gedacht worden aan een e-mail die naar de verkeerde persoon wordt verstuurd of bijvoorbeeld het vinden van een uitgeprint document dat niet voor de vinder bedoeld is.
Er moet in die gevallen natuurlijk wel sprake zijn van informatie die als privacygevoelig kunnen worden aangemerkt.

Toetsing privacybeleid
Ieder jaar wordt door het bestuur het huidige privacybeleid getoetst op actualiteit.
Verder wordt gekeken of te privacybeleid van Scouting Nederland is gewijzigd en wordt kennis genomen van de wijzigingen.
Eventueel wordt de groepsraad op de hoogte gebracht.

Gerefereerde links op deze pagina:
1. Ledenadministratie: https://sol.scouting.nl/
2. Privacybeleid Scouting Nederland: https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/kennisnetwerk/juridische-ondersteuning/privac ywet-en-bescherming-persoonsgegevens/3921-privacybeleid-scouting-nederland
3. Gedragscode: https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/veiligheid/sociale-veiligheid/310-gedragscode?highlight= WyJnZWRyYWdzY29kZSIsIidnZWRyYWdzY29kZSciLCInZ2VkcmFnc2NvZGUiXQ